con l’auspicio che le vacanze siano state serene e rilassanti, riprendiamo il nostro periodico aggiornamento per tornare su un tema di assoluta attualità, ovvero quello relativo alla gestione della mail aziendale, per le implicazioni e i consigli operativi che ci vedono impegnati, tra l’altro, nella predisposizione a nell’attività di adeguamento di policy delle Aziende nostre Clienti.
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Come noto, trattasi di un argomento sul quale sono davvero “continui” gli interventi da parte del Garante della privacy e della giurisprudenza, sicchè si rende necessaria un’opera di sintesi per mettere a fattore comune e attualizzare “linee guida” operative, per evitare (non solo) profili di natura sanzionatoria (di non scarso profilo) ma spesso per evitare di inficiare anche procedimento disciplinari (si pensi, ad esempio, all’utilizzo della mail da parte del dipendente infedele).
Sotto tale profilo, la possibilità per il datore di lavoro di accedere all’account di posta elettronica assegnato individualmente al dipendente (nome.cognome@azienda.it) “ruota” attorno alla configurabilità (o meno) della casella di posta elettronica aziendale quale strumento di lavoro, utilizzato “…dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa”, e in quanto tale escluso dagli strumenti di cui all’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.
Ebbene, possiamo ritenere – sia per il costante aggiornamento normativo e giurisprudenziale (con la conseguente disamina delle varie casistiche) sia per esperienze professionali – che le maggiori criticità si registrano alla cessazione del rapporto di lavoro, allorquando si tende a mantenere attivo l’account di posta elettronica dell’ex dipendente, per esigenze operative ovvero per verificare (in caso di sospetti) e recuperare informazioni aziendali.
Sta tuttavia in fatti, che il Garante ha chiarito (invero a più riprese) che la casella di posta elettronica nominativa del dipendente gode di una presunzione di riservatezza, ancorché assegnata al lavoratore per rendere la propria prestazione (cfr., da ultimo: Provvedimento n. 165/2026).
Con tale ultimo Provvedimento, infatti, il Garante ha ribadito che – una volta cessato il rapporto di lavoro – l’account nominativo va disattivato e rimosso, con la sola possibilità di attivare messaggi automatici che indirizzino ad altri contatti, senza lettura della corrispondenza destinata all’ex dipendente.
Con l’ulteriore precisazione, che il mantenimento della mail (anche solo per il reindirizzamento dei messaggi) configura un illecito.
