il recentissimo provvedimento emesso dal Garante per la protezione dei dati personali (n. 546 del 14 aprile 2026) ci consente di tornare su un tema di assoluta attualità, ovvero quello relativo al controllo datoriale delle mail dei dipendenti, per le implicazioni e i consigli operativi che ci vedono impegnati in costanti aggiornamenti (anche di predisposizione a adeguamento di policy delle Aziende nostre Clienti) per la precipua importanza che riveste nella gestione dei rapporti di lavoro.
Senza alcuna pretesa di esplicitare in poche righe la fattispecie, per la quale si rinvia a nostre precedenti Circolari Informative – da ultimo, la n. 2/2026 – (ovvero, se ritenuto, mediante richiesta di approfondimento o consulenza che, ricordiamo, può essere formulata anche sul nostro sito www.studiolegaletomasino.it), segnaliamo quanto affermato dal Garante: il lavoratore può accedere ai messaggi del proprio account email aziendale e ai documenti presenti nel PC, anche dopo la fine del rapporto di lavoro, indi eventuali limitazioni devono essere motivate da specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali.
Nel caso di specie, il Garante ha sanzionato una società che aveva effettuato un accesso alla posta elettronica dell’ex dipendente e, dopo averne esaminato il contenuto, aveva fornito esclusivamente i messaggi ritenuti “strettamente personali”, escludendo quelli legati all’attività lavorativa.
All’uopo, il Garante ha ribadito che il diritto di accesso riguarda tutti i dati personali, comprese le comunicazioni intercorse tramite un account aziendale individualizzato, di guisa che non è legittimo selezionare preventivamente i contenuti da fornire né limitarli o oscurarli sulla base della distinzione tra ambito personale e professionale.
All’uopo, ricordiamo, quindi, che è necessario – alla cessazione del rapporto di lavoro – disabilitare l’account di posta elettronica, ovvero attivare una risposta automatica in modo da informare eventuali mittenti del nuovo indirizzo email.
Con l’ulteriore precisazione, che neppure risulta consentito inoltrare tali email ad un altro account di posta elettronica aziendale, pratica, quest’ultima, in concorrente violazione della privacy.
All’uopo, è quindi doveroso segnalare che in situazioni (peraltro diffuse) nelle quali le mail private dei lavoratori possano confluire sul server aziendale, è necessario procedere alla preventiva informazione, e autorizzazione al riguardo, in ordine alla esistenza di disposizioni interne che vadano a regolamentare le modalità di controllo o duplicazione della corrispondenza.
Quanto innanzi, vale, ovviamente, anche rispetto alla conservazione e alla categorizzazione dei dati personali dei dipendenti relativi all’uso di internet e telefonia, allorquando le informazioni siano acquisite dal datore di lavoro attraverso sistemi di controllo installati senza il rispetto delle procedure previste dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori (che disciplina il controllo a distanza da parte del datore di lavoro) e senza le informative prescritte dal Codice della Privacy.